Презентация пилотного проекта «Фабрика офисных процессов» прошла в среду в стенах ТГУ имени Г. Р. Державина. Зал «Марс Сэйф.нет», оформленный в минималистском стиле техно, как нельзя подходил для игры, направленной на внедрение бережливых управленческих технологий и минимализацию усилий коллектива при достижении различных текущих задач.
Правила игры были такими. Пришедшие на тренинг предприниматели и менеджеры государственных организаций и коммерческих предприятий примерили на себя роль сотрудников обувной фирмы, стремящейся повысить эффективность своей работы и оптимизировать управленческие процессы, связанные с общим руководством, закупками материалов, безопасностью компании.
«Сегодня мы проводим на Тамбовской земле очередной «пилот». Перед вами открылась уникальная возможность получить практический опыт применения инструментов бережливой организации офисных процессов. Расскажу в двух словах о себе. Я 18 лет отработал в корпорации «Росатом». С основами бережливого производства ознакомился ещё в 2009 году. Затем был закреплён за 16 подразделениями, из которых четыре были офисными и 12 – производственными. Поэтому у меня есть опыт организации процессов в разных сферах жизни крупного предприятия», – представился ведущий Валерий Усынин и предоставил слово своей коллеге, тренеру Федерального центра компетенций Дарье Мовлян.
«В корпорации «Росатом» я работала инженером-технологом и активно внедряла в жизнь инструменты бережливого производства. Кроме того, я принимала участие в проекте «Бережливая поликлиника», за что получила благодарственное письмо от министра здравоохранения Вероники Игоревны Скворцовой, и создавала «Офисную фабрику». В общем, опыт у меня есть. Готова ответить на все ваши вопросы, которые будут возникать по ходу тренинга. Обращайтесь. Наша задача – погрузить вас в офисный процесс и познакомить с бережливыми технологиями, которые вы в дальнейшем сможете применять, чтобы лучше организовать дело на своих предприятиях», – сказала она.
Затем перед собравшимися выступили исполняющий обязанности вице-губернатора Сергей Юхачёв и ректор ТГУ Владимир Стромов.
«Реализация национального проекта повышения занятости дала толчок многим нашим предприятиям, – подчеркнул Сергей Юхачёв. – Те, кто здесь присутствуют, видели, как меняется процесс делопроизводства на «Пигменте», «Милореме» и других крупных заводах. Созданы специальные команды для изменения их работы. Они должны учиться понимать и внедрять новые организационные технологии. На базе державинского университета мы создали Региональный центр компетенций в сфере производительности труда, а в прошлом году открыли «Фабрику процессов». Сегодня мы сделаем ещё один шаг к усовершенствованию работы офисов наших компаний. Кажущиеся мелочи иногда имеют огромное значение. Совсем недавно я прочитал о том, как секретарша смогла сэкономить несколько лет своего труда только из-за того, что стала иначе входить в кабинет руководителя: был убран стол возле стены, который она была вынуждена обходить. Когда Греф пришёл в Сбербанк, он начинал с изготовления печатей для сотрудников и оснащения их канцелярскими принадлежностями, ввёл множество других новшеств, нацеленных на то, чтобы люди как можно больше времени уделяли производственному процессу. Поэтому большое спасибо за то, что вы откликнулись на нашу просьбу и решили принять участие в нашем пилотном проекте».
Владимир Стромов поприветствовал собравшихся от лица всего университета и назвал начавшееся мероприятие «праздником для власти и бизнеса».
«Это пример той работы, которая должна принести ощутимое благо всем участникам, – заметил он. – Вместе с центром компетенций мы станем готовить тренеров, которые организуют более эффективную работу на предприятиях. Нам нужно развивать регион. Совместно с администрацией области наш вуз участвует в реализации различных национальных проектов. Хотел бы обратиться к участникам. Понимаю, что у многих есть вопросы, зачем это всё вообще нужно. Тем, кто всю жизнь проработал на производстве, кажется, что они лучше знают, как его организовать. Однако мы с Сергеем Петровичем Юхачёвым наблюдали, как меняются условия труда в офисах и на производстве после внедрения новых бережливых технологий. Вспомните, как зарождалась фирма McDonald's. МакДональдс на площадке нарисовал кухню и начал обдумывать, как наиболее рационально организовать процессы управления, приготовления блюд и обслуживания клиентов. Благодаря изобретенным им технологиям фирма стала всемирно известной. С помощью рационализации процессов можно сделать и предприятие более успешным, и регион более привлекательным. Надеюсь, я ответил на вопрос «зачем мы собрались». Желаю вам плодотворной работы».
После короткой официальной части началась сама игра. Валерий Усынин предложил собравшимся познакомиться друг с другом и распределить роли.
«Когда завершится тренинг, будет зависеть от вашей активности. Ориентировочно он продлится до шести вечера. Мы проведём раунды по 30 минут, каждая из которых обозначит календарный день. Приём пищи на рабочих местах запрещён, безопасность там превыше всего Ни одно предприятие не может существовать без персонала. Пусть каждый из вас представится, назовёт своё место работы и должность, а также ту роль, которую он будет играть в обувной фирме», – сказал он.
Как вскоре выяснилось, в зале «Марс Сэйф.нет» собрались люди из самых разных структур, частных и государственных: ведущий экономист планового отдела кондитерской фабрики «ТАКФ»), заместитель начальника транспортного отдела областного управления автомобильных дорог и транспорта, начальник отдела топливной политики и энергосбережения (мониторинга энергоресурсов) регионального управления ТЭК и ЖКХ, менеджер завода «Октябрь», предприниматели, сотрудники вузов…
Как выяснилось, далеко не во всех этих организациях и предприятиях проходили курсы по обучению бережливыми технологиям. Впрочем, по признанию многих участников тренинга, даже там, где они имели место быть, они во многих случаях проводились поверхностно, поэтому в пользе от предстоящего тренинга не усомнился никто.
«Начнём. С этой минуты все вы – сотрудники предприятия ООО «Спецобувь».
Распределение ролей проходило негладко. На вопрос Дарьи Мовлян, кто хочет занять должность генерального директора обувной фабрики, все ответили отказом. Руководителя компании пришлось назначать принудительно.
С начальником юридического и финансового отделов ситуация повторилась. Лишь на роль руководителя службы безопасности предприятия вызвался претендент, который оказался молоденькой хрупкой девушкой.
Быть специалистами желающих оказалось намного больше. Здесь проблем не возникло.
Наконец, роли были распределены, и началась работа.
«Теории у нас будет минимум, преимущественно практика, – предупредила собравшихся Дарья Мовлян. – Мы будем изучать процессы, выявлять, что в них не так и какие бережливые технологии можно применить, чтобы эти процессы улучшить».
Затем она вывесила постер «Дорожная карта процесса закупок», где поэтапно описывались все действия отдела снабжения фабрики: подсчёт уже имеющихся на предприятии материалов, определение объёма необходимых закупок, согласование с руководством, изучение коммерческих предложений поставщиков и переговоры с ними…
И это было только начало. Оптимизации подверглась работа каждого отдела.
