Erid: 2VfnxvPVk4m
ЭДО для ИП и ООО устроен одинаково: документы создаются в электронном виде, подписываются квалифицированной электронной подписью и уходят контрагенту через оператора. Различаются формы бизнеса тем, кто подписывает документы и какие доверенности для этого нужны.
Что нужно для запуска ЭДО
Чтобы подключить ЭДО, понадобятся усиленная квалифицированная электронная подпись, договор с оператором электронного документооборота и учётная система, из которой будут выгружаться документы. Только документ с УКЭП по умолчанию признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Для простой или неквалифицированной подписи стороны должны отдельно договориться о правилах её использования.
Сертификат УКЭП и для предпринимателя, и для директора ООО выпускает удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица. Пакет документов почти одинаковый: паспорт, ИНН и СНИЛС заявителя.
Чем отличается настройка для ИП и для ООО
Предприниматель обычно подписывает документы сам, и ему достаточно собственной подписи. В ООО счета и акты часто подписывает бухгалтер или менеджер.
С 1 сентября 2024 года сотрудник подписывает документы компании только личной УКЭП физлица с машиночитаемой доверенностью. Без МЧД своей подписью работает лишь руководитель организации или сам ИП.
Поэтому для ООО в план запуска стоит сразу включить выпуск МЧД на каждого сотрудника, который будет подписывать документы, и распределить роли в сервисе: кто создаёт документ, кто согласует и кто подписывает.
Как выбрать оператора и не потерять контрагентов
На рынке работают 44 оператора ЭДО, аккредитованных ФНС. Оператора удобнее выбирать, когда уже известно, где работают основные партнёры. Если оператор у контрагента другой, документы передаются через роуминг, то есть обмен между разными операторами. Роуминг настроен не между всеми парами операторов одинаково, поэтому список ключевых контрагентов лучше проверить заранее.
Контрагентов обычно подключают так:
- находят партнёра в сервисе по ИНН и КПП;
- отправляют приглашение к обмену;
- ждут, когда контрагент примет приглашение;
- отправляют первый документ и проверяют, что его подписали обе стороны.
Начинать удобно с 5–10 партнёров, на которых приходится основной объём документов: так подключение окупается быстрее.
Как проходит обмен документами
Отправитель формирует документ в учётной системе или прямо в сервисе оператора, подписывает его и отправляет. Получатель видит документ во входящих и подписывает его или отказывает в подписи с комментарием. Документ с подписями обеих сторон хранится в электронном архиве и имеет ту же силу, что и бумажный оригинал.
Для отгрузок основным документом служит электронный УПД. С 1 января 2026 года при оформлении накладных и актов в ЭДО используется именно он, а с 1 апреля 2026 года действует обновлённый формат версии 5.03 с учётом ставки НДС 22%. УПД со статусом «1» заменяет одновременно счёт-фактуру и первичный документ, со статусом «2» только первичный документ.
Когда ЭДО обязателен
Большинство компаний переходят на ЭДО добровольно: если контрагенты работают на бумаге, принудительного перевода нет. Обязателен электронный обмен при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, в госзакупках, при сдаче деклараций по НДС и для перевозочных документов. ИП и ООО из этих сфер подключают ЭДО в первую очередь, потому что без него часть операций провести нельзя.
РЕКЛАМА. АО «Точка». ИНН 9705120864
