Erid:2VfnxxfSe9T
Перейти на электронный документооборот без остановки бизнеса проще всего поэтапно. Компания продолжает отгружать товар и получать оплату, а бумажный и электронный обмен какое-то время работают параллельно.
Этап 1. Подготовка: документы, подписи, роли
Руководитель издаёт приказ о переходе и утверждает положение об электронном документообороте. В положении фиксируется, какие документы компания отправляет в электронном виде, кто их подписывает и где они хранятся. Затем заключается договор с оператором и выпускаются подписи.
Тех, кто будет подписывать документы, лучше определить сразу. Директору хватит собственной квалифицированной подписи. Бухгалтеру, менеджеру или кладовщику нужна личная подпись физлица и машиночитаемая доверенность, иначе контрагент может не принять подписанный ими документ. Если откладывать выпуск доверенностей до последнего момента, внедрение застопорится именно на них.
Этап 2. Интеграция с учётной системой
Электронный документооборот экономит больше всего времени, когда документы не приходится загружать вручную. Счета, акты и накладные создаются в 1С или ERP, автоматически уходят в сервис оператора на подписание и возвращаются в учётную систему уже подписанными. Вместе с документами синхронизируются справочники контрагентов и номенклатуры, чтобы не вводить данные дважды.
Интеграцию лучше проверить на тестовых документах до того, как первый реальный акт уйдёт контрагенту.
Этап 3. Пилот с ключевыми контрагентами
Начинать стоит с 5–10 партнёров, на которых приходится основной объём документов. С ними проще договориться, и эффект от перехода заметен сразу. Для пилота понадобится:
- узнать, у какого оператора работает каждый партнёр;
- проверить, настроен ли роуминг с этим оператором;
- отправить приглашения и получить согласие на обмен;
- согласовать дату, с которой документы идут только в электронном виде.
Остальные контрагенты в это время по-прежнему получают бумагу.
Для компаний, которые уже работают в ЭДО, с 1 января 2026 года накладные и акты оформляются электронным УПД, а прежние раздельные форматы по приказу ФНС № ЕД-7-26/28@ больше не действуют.
Этап 4. Параллельный период
Один-два месяца бумажный и электронный обмен идут одновременно, и главный риск этого периода связан с дублями: один и тот же акт может прийти и на бумаге, и в электронном виде. В положении об ЭДО поэтому закрепляют правило: если с контрагентом начат электронный обмен, бумажный экземпляр больше не подписывается.
За это время сотрудники привыкают к статусам документов в сервисе, а бухгалтерия проверяет, что подписанные документы корректно попадают в учёт.
Как понять, что внедрение идёт по плану
Через месяц после запуска пилота стоит проверить:
- долю документов с ключевыми контрагентами, которые идут только в электронном виде;
- среднее время от отправки документа до подписи второй стороной;
- число документов, которые пришлось перевыставлять из-за ошибок в реквизитах;
- документы, которые остаются без подписи дольше недели.
Если документы надолго зависают без подписи, причина обычно в роуминге или в том, что у контрагента не назначен ответственный за входящие. Обе проблемы лучше решить до подключения новых партнёров, иначе они будут повторяться с каждым из них.
Этап 5. Расширение и отказ от бумаги
После пилота к обмену подключают остальных контрагентов партиями, по мере готовности. Часть партнёров может ещё долго работать на бумаге: закон не обязывает их переходить, если речь не о маркированных и прослеживаемых товарах, госзакупках или перевозочных документах. С такими контрагентами сохраняется привычный порядок, а внутренний архив компания всё равно может вести в электронном виде, сканируя входящие бумажные документы.
РЕКЛАМА. АО «Точка». ИНН 9705120864
